MANUAL DE NORMES I PROCEDIMENTS D'ARXIU DE LA UNIVERSITAT DE LLEIDA
La Universitat de Lleida necessita per a tota la institució i per a gestionar de manera eficaç i rendible els seus documents administratius, desenvolupar el quadre de classificació dels documents administratius. Aquest quadre és l’element essencial dins del sistema integral de gestió de documents i arxius de la UdL. Aquest conjunt d’operacions gestionen la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratiusdes de la creació o recepció dels documents administratius de la institució i fins a la destrucció o conservació al dipòsit de l’Arxiu. Els documents administratius de la Universitat, com a administració pública, poden ser classificats de manera precisa i constituir expedients. Per a organitzar i tractar amb els mateixos criteris i mètodes tots els documents produïts, rebuts i conservats dins de les unitats administratives, és important identificar-los a través del quadre de classificació dels documents administratius. L’aplicació del quadre de classificació dels documents administratius permet identificar, classificar i ordenar els documents administratius en el moment mateix de la seva creació o de la seva recepció. Dins del sistema integral de gestió de documents administratius, sigui d’acord amb un tractament manual dels documents administratius o dins d’un sistema automatitzat el quadre de classificació ens permetrà la identificació dels documents administratius a dos nivells: Una identificació física, per a la seva localització, bàsicament per a un sistema manual de classificació; o una, identificació intel·lectual, ja que el codi de classificació assegura la reconstrucció d’un expedient on la informació es conserva en diferents suports i en diferents llocs. El Servei d’Arxiu i Gestió de Documents és qui estableix el quadre de classificació dels documents administratius de la UdL. Els arxius de gestió són les unitats que fan el seguiment i el control de la producció i la rebuda de la documentació de la unitat a la qual pertany. Són els encarregats d’organitzar els documents en la fase activa d’acord amb el quadre de classificació dels documents administratius de la UdL. De manera que permet una recuperació global de la informació per a tota la Universitat al llarg del cicle de vida dels documents. MANUAL DE NORMES I PROCEDIMENTS D'ARXIU DE LA UNIVERSITAT DE LLEIDA